Tietosuojaseloste liittyen Double Round Oy:n markkinointirekisteriin
Tämän tietosuojaselosteen tiedot on päivitetty 10.4.2020.
1. Rekisterinpitäjä
Rekisteriä pitää Double Round Oy (Y-tunnus 3122835-8), jonka kotipaikkana Helsinki.
2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisteriä koskevat kysymykset tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen info@doubleround.com.
3. Rekisterin nimi
Rekisterin nimi on Double Round Oy:n markkinointirekisteri
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Markkinointirekisteriä käytetään Double Round Oy:n palvelujen, ratkaisujen ja tapahtumien markkinointiin sekä tähän rinnastettaviin toimiin.
5. Rekisterin tietosisällöt
Markkinointirekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- Henkilön nimi
- Tehtävä ja asema
- Organisaation nimi
- Organisaation postiosoitetiedot
- Henkilön sähköpostiosoite
- Henkilön puhelinnumero
- Henkilön luovuttamat muut tiedot
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Markkinointirekisterin tiedot saadaan Double Round Oy:n verkkosivuilta (yhteydenottolomakkeet), Double Round Oy:n tapahtumiin ilmoittautumisista sekä yleisesti saatavilla olevista internet-lähteistä ja asiakassuhteen kautta.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Pääsääntöisesti tietoja käsittelevät Double Round Oy:n palveluksessa olevat henkilöt. Tietyissä tilanteissa tietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle. Osa käytetyistä pilvipalveluista (kuten Google Suite) saattaa sijaita EU:n ulkopuolella tai palveluntarjoajan työntekijät EU:n ulkopuolella saattavat tarkastella tietoja. Jos tietoa siirtyy EU:n ulkopuolelle, varmistamme, että tämä maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa tai että organisaatio on Privacy Shield -sertifioitu (Yhdysvalloissa sijaitsevat tahot).
8. Tietojen poistaminen rekisteristä
Rekisterissä olevia tietoja voidaan poistaa sekä muokata henkilön pyynnöstä. Pyynnöt osoitetaan tämän tietosuojaselosteen 2. kohdassa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriin kerätyt henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttöoikeus on ainoastaan niillä Double Round Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työssään. Rekisterinpitäjän ja sen kumppanien tietoverkko ja laitteistot, missä rekisteri sijaitsee on suojattu tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä kuten palomuurilla.
10. Evästeiden käyttäminen
Evästeet ovat käyttäjän tietokoneelle tallennettavia tiedostoja. Evästeiden tarkoitus on helpottavat sivuston käyttöä sekä sivuston toiminnan parantamiseen jatkossa. Evästeitä voidaan käyttää myös sen toteamiseen, onko käyttäjän selaimesta jo aiemmin ollut yhteys verkkosivuille ja tällöin tunnistetaan ainoastaan käyttäjän tietokoneella oleva eväste. Evästeiden avulla voidaan kerätä tietoja esim. siitä, miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt verkkopalveluun, mitä tiettyjä sivuja käyttäjä on käyttänyt sekä aika, selain, näytön resoluutio, käyttöjärjestelmä, tieto käytetyn laitteen tyypistä ja käyttäjän tietokoneen IP-osoite. Mahdollisesti kerätyt tiedot eivät kerro käyttäjän nimeä tai muita henkilökohtaisia tietoja eikä käyttäjää voida tunnistaa ainoastaan evästeiden avulla.
Käyttämällä Double Round Oy:n verkkosivuja käyttäjät hyväksyvät evästeiden käytön ja tallentamisen tietokoneelleen. Useimmat yleisesti käytetyt selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti.Sivuston käyttäjien on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimen asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Siinä tapauksessa on mahdollista, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen vaikuttaa palvelun toiminnallisuuteen.
11. Oikeus tietojen tarkastamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
Double Round toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen tai laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.
Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta ja sähköisesti. Mikäli esitetty tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, sekä erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, Double Round Oy voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa Double Round Oy osoittaa pyynnön perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden kirjallisesti. Mikäli Double Round ei toimita tietoja tai osaa tiedoista, annetaan asiasta kirjallinen todistus. Tämä koskee esimerkiksi tilanteita, joissa tietoja ei voida luovuttaa johtuen Double Roundin ja kolmansien osapuolien välisistä sopimussuhteista sekä niiden ehdoista, kuten sopimuksiin sisältyvistä vaitiolositoomuksista.
12. Oikeus oikaista tietoja
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että Double Round Oy:n rekisterissä olevat häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilö tiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan. Mikäli Double Round Oy ei hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen selvitys, jossa eritellään syyt, mihin perustuen vaatimusta ei hyväksytty.
13. Oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tätä oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeutettujen etujen (kuten kyvyn puolustaa itseään riita-asioissa) toteutumisen kannalta. Jos käsittely perustuu Double Roundin oikeutetetun edun toteutumiseen, käsitellyt tiedot minimoidaan rekisteröidyn etujen ja vapauksien suojaamiseksi. Tietojen säilyttämisessä noidatetaan lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.
14. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
15. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan sellaisessa sähköisessä muodossa, jossa ne voidaan viedä järjestelmästä toiseen. Näiden tietojen luovuttamista koskevat samat rajoitukset, kuin artiklan 15 mukaista tietojen tarkastusoikeutta.
16. Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
17. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi rekisteröidyllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja. Rekisteröidyllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.
18. Oikeuksien käyttäminen ja pyyntöjen toimittaminen Double Roundille
Kaikki pyynnöt rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi tulee toimittaa sähköpostitse Double Round Oy:n asiakaspalveluun.